مخطط SIPOC

مقدمة

إن مخطط SIPOC يعد من الأدوات التحليلية في إدارة الجودة والعمليات، تُستخدم لتحديد المكونات الرئيسة لأي عملية من الموردين حتى العملاء، بما يساهم في تبسيط الفهم وتحديد نطاق التحسين.

ما المقصود بالـ SIPOC ؟

SIPOC هي أداة تُستخدم من قبل فريق العمل لتحديد جميع العناصر المرتبطة بتحسين المشروع قبل بدء العمل.
تساعد هذه الأداة على:

فهم المشاريع المعقدة.
تحديد حدود العملية وخطواتها الحاسمة دون الدخول في الكثير من التفاصيل.
إبقاء التركيز على الصورة الكبيرة عند محاولة تحديد الإنجازات المطلوبة وكذلك احتياجات عملاء المؤسسة.

🔹 بشكل مبسط:
هو مخطط يعتمد على العصف الذهني لفريق العمل لتحديد المكونات الرئيسية لأي عملية بدءاً من الموردين (Suppliers) لمدخلات العملية (Inputs) مروراً بخطوات التشغيل (Process) وصولاً إلى المخرجات (Outputs) والمتطلبات الخاصة بالعملاء (Customers).

SIPOC هو اختصار لـ:
Supplier – Input – Process – Output – Customer

عناصر الـ SIPOC

1. المورد Supplier

يمثل نقطة بداية العملية، حيث يتم تسليم المواد اللازمة للتشغيل.
المورد قد يكون خارجي أو داخلي داخل المؤسسة.

2. المدخلات Input

هي المواد أو المعلومات أو الخدمات التي يتم تشغيلها ضمن العملية.
أمثلة: سلع، خدمات، بيانات، طلبات.

3. التشغيل Process

عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات.
تتكون عادة من عدة خطوات مترابطة.

4. المخرجات Output

السلعة أو الخدمة الناتجة عن العملية.
يتم تسليمها للعميل أو المستقبل لهذه العملية.

5. العميل Customer

هو المستفيد أو المستقبل للمخرجات النهائية.
قد يكون عميل داخلي أو خارجي.

SIPOC Templates (قوالب)

يمكن تصميم مخططات SIPOC بطرق متعددة، لكن جميعها تعتمد على الجدول الأساسي الذي يتكون من الأعمدة الخمسة:
Suppliers – Inputs – Process – Outputs – Customers

فوائد مخطط الـ SIPOC

تكون الأداة SIPOC مفيدة بشكل خاص عندما نكون غير قادرين على تحديد:

من يُمد المدخلات للعملية؟
ما هي مواصفات المدخلات؟
من هم عملاء العملية؟
ما هي متطلبات العميل؟

فوائد إضافية:

تمكين أعضاء الفريق من رؤية العملية بنفس المنظور.
تحديد نطاق جهود التحسين (Defines the scope of improvement efforts).
فهم مدى تأثير (الموردين – المدخلات – خطوات العملية – المخرجات) على احتياجات العميل.

كما يساعد في تحديد الثغرات مثل:

مخرجات لا تهم العميل ولكنه يستقبلها على أي حال.
خطوات تتم أثناء تنفيذ العملية ولكن لا تضيف أي قيمة.
مدخلات اُستقبِلت ولسنا بحاجة إليها.

خطوات رسم مخطط الـ SIPOC

عند تنفيذ مخطط الـ SIPOC ليس بالضرورة البدء من نقطة البداية، وإنما يُفضل البدء من خطوات تنفيذ العملية (Process Steps).
يتم إنشاء قالب لشكل المخطط (SIPOC Template)، ويتم وضع عناوين الأعمدة بحروف الـ (S – I – P – O – C).
نبدأ بالـ Process: يتم تعريفها بحوالي 4 أو 5 خطوات رئيسية.
تحديد مخرجات العملية (Outputs).
تحديد العملاء (Customers) المستقبلين لمخرجات العملية.
تحديد المدخلات (Inputs) اللازمة لإتمام العملية بشكل صحيح.
تحديد الموردين (Suppliers) للمدخلات المطلوبة للعملية.
(خطوة اختيارية) تحديد متطلبات العملاء.
مناقشة المخطط مع الـ Project Sponsor وأصحاب المصلحة (Stakeholders) للتأكيد.

مثال بسيط للتوضيح

عملية تطوير موقع إلكتروني:

🔹 Suppliers (الموردين):

- فريق التصميم

- فريق التطوير

- مدير المشروع

- مورد الاستضافة (Hosting Provider)

🔹 Inputs (المدخلات):

- متطلبات العميل

- تصميم واجهات المستخدم (UI/UX)

- مخططات قواعد البيانات

- بيئة الاستضافة

- أدوات التطوير

🔹 Process (العملية):

- جمع متطلبات العميل

- تصميم واجهة المستخدم

- تطوير قاعدة البيانات

- برمجة الموقع (Front-end & Back-end)

- اختبار الجودة (Testing)

- نشر الموقع على السيرفر

- تسليم المشروع

🔹 Outputs (المخرجات):

- موقع إلكتروني يعمل بكامل الوظائف

- دليل استخدام الموقع

- تقارير الاختبار

🔹 Customers (العملاء):

- العميل صاحب المشروع

- زوار الموقع

- فريق الدعم الفني

الخاتمة

في الختام، يُعد مخطط SIPOC وسيلة فعّالة لتبسيط العمليات وفهمها، حيث يوضح العلاقة بين عناصرها الأساسية، مما يساعد على تحسين الأداء وتلبية احتياجات العملاء بكفاءة.