مشاكل إدارة الوثائق

المقدمة

إن قسم المعرفة والخبرات في شركة ما أصبح كبيراً جداً. وأصبحت الملفات والمجلدات كثيرة لدرجة أنه أصبح من الصعب الرجوع إلى وثيقة ما.
كما توجد وثائق متشابهة في الموضوع موزعة في أماكن مختلفة… لذلك لا بد من تنظيم هذه الوثائق بشكل جيد.
هذه الوثيقة تختص بدراسة المشكلة وإيجاد الحل المناسب لها.

المشكلة

الوثائق ضمن قسم المعرفة مبعثرة وغير مرتبة.
تكرار نفس الموضوع في أكثر من وثيقة.
عناوين لا تعبر عن المضمون.
وثائق ناقصة أو غير مكتملة.
وثائق غير منسقة ومكدسة بالمعلومات.
وجود وثائق بلغة إنكليزية دون شرح كافٍ بالعربية.

أسباب المشكلة

دخول أشخاص جدد للفريق دون معرفة أماكن الوثائق الصحيحة.
ضخامة قسم المعرفة وصعوبة معرفة مكان الوثائق.
قلة الخبرة في التعامل مع قاعدة المعرفة.
إنشاء وثائق بشكل عشوائي دون وضعها في الأقسام الصحيحة.
استخدام تسميات غير مناسبة للوثائق والأقسام.
السرعة في النشر وعدم معرفة معايير التنسيق.

آثار المشكلة

أكثر من وثيقة تتناول نفس الموضوع.
صعوبة البحث والوصول إلى الوثائق.
ضياع وقت القارئ في قراءة وثائق غير مكتملة أو غير مرتبة.
عناوين عامة وغير مرتبطة بالمضمون.
ضعف الاستفادة من المحتوى المتاح.

الهدف

إعادة تنسيق قسم المعرفة بشكل صحيح.
وضع كل وثيقة في مكانها المناسب.
تسهيل عملية البحث والوصول السريع للوثائق.
منع التكرار والازدواجية.
دعم المحتوى العربي وزيادة جودته.

الحلول المقترحة

1. الترتيب والتنظيم:

إعادة ترتيب الوثائق داخل الأقسام المخصصة.
دمج الوثائق المكررة.
إنشاء وثيقة تعريفية داخل كل مجلد.

2. التسمية والتوثيق:

تسمية دقيقة ومعبرة للوثائق والأقسام.
إعادة تسمية العناوين غير المناسبة.

3. اكتمال الوثائق:

منع النشر غير المكتمل.
الإشارة بوضوح إلى الوثائق قيد التطوير.
كتابة نص متكامل: مقدمة – عرض – خاتمة.

4. التنسيق والجمالية:

فقرات قصيرة واضحة.
عناوين رئيسية وفرعية.
استخدام التعدادات والنقاط.
تنسيق مريح للعين مع صور أو جداول إذا لزم.

5. المحتوى اللغوي:

التركيز على المحتوى العربي.
عند استخدام الإنجليزية يتم شرح المصطلحات والفكرة العامة بالعربية.

6. الإدارة والمتابعة:

تدريب فريق العمل على إدارة المعرفة.
تعيين مسؤول لمتابعة جودة القسم.
تطوير أدلة وقواعد لإدارة المحتوى.
تحسين أدوات البحث وعرض الشجرة

النتائج المطلوبة

منع وجود أكثر من وثيقة لموضوع واحد.
وضع الوثائق المتشابهة معاً في مكان واحد.
تسهيل عملية البحث والوصول.
وضوح العناوين وارتباطها بالمضمون.
وثائق منسقة ومكتملة وسهلة القراءة.

الخاتمة

إعادة تنظيم قسم المعرفة في الشركات ليست مجرد عملية ترتيب وثائق، بل هي خطوة استراتيجية لتحسين الوصول إلى المعلومات، وضمان دقة التوثيق، وتقليل ضياع الوقت والجهد.
التطبيق العملي للحلول المقترحة سيؤدي إلى تحقيق المرجعية الصحيحة للوثائق، تعزيز المحتوى العربي، ورفع كفاءة القسم كركيزة أساسية لدعم المعرفة داخل المؤسسة.